Wie verbuche ich eine Reparatur korrekt über Volcony?
Als Fachhändler können Sie Reparaturanfragen direkt über die Volcony-Plattform einreichen und abrechnen.
Schritt 1: Kostenvoranschlag erstellen
Begutachten Sie das Produkt und erstellen Sie einen Kostenvoranschlag:
- Welche Teile müssen ersetzt werden?
- Welche Arbeitsleistung ist erforderlich?
- Gesamtkosten (netto)
Schritt 2: Reparaturanfrage einreichen
1. In der Plattform anmelden: Loggen Sie sich mit Ihren Händler-Zugangsdaten ein.
2. Vertrag suchen: Suchen Sie den Vertrag über die Vertragsnummer oder den Kundennamen.
3. Reparaturanfrage anlegen: Wählen Sie "Reparatur anfragen" und geben Sie die Details ein:
- Art der Reparatur
- Benötigte Ersatzteile
- Arbeitszeit
- Gesamtkosten des Kostenvoranschlags
4. Anfrage absenden: Nach dem Absenden erhalten Sie sofort eine Rückmeldung zum Status.
Schritt 3: Ampelstatus beachten
Das System prüft die Anfrage automatisch gegen das Vertragsbudget:
- 🟢 Grün: Sofortige Freigabe – Sie können mit der Reparatur beginnen
- 🟡 Gelb: Manuelle Prüfung erforderlich – Sie erhalten zeitnah Rückmeldung
- 🔴 Rot: Anfrage überschreitet das Budget – prüfen Sie alternative Optionen
Schritt 4: Reparatur durchführen
Nach Freigabe führen Sie die Reparatur wie im Kostenvoranschlag beschrieben durch.
Schritt 5: Rechnung einreichen
Nach Abschluss der Reparatur:
- Erstellen Sie die Rechnung entsprechend dem freigegebenen Kostenvoranschlag
- Laden Sie die Rechnung in der Plattform hoch
- Die Rechnung wird geprüft und zur Zahlung freigegeben
Wichtige Hinweise
- Reichen Sie den Kostenvoranschlag vor der Reparatur ein
- Führen Sie nur freigegebene Reparaturen durch
- Weichen die tatsächlichen Kosten vom Kostenvoranschlag ab, informieren Sie den Kunden und reichen Sie ggf. eine aktualisierte Anfrage ein